BBB-LMG wil alles weten over WhatsApp-gebruik college M-Groningen

BBB-LMG-fractievoorzitter Nette Kruzenga heeft aanwijzingen dat, naar aanleiding van whatsappverkeer met een wethouder, het college van Midden-Groningen wellicht niet op correcte wijze omgaat met het WhatsApp-gebruik vanuit het perspectief van de Wet Open Overheid (WOO) en dan specifiek betreffende het bewaren van berichten. Kruzenga heeft hierover medio vorige maand schriftelijke vragen gesteld.

Het college kwam gisteren met een reactie.

Kruzenga: Heeft het college geen besef van de onrechtmatigheid en zelfs strafbaar handelen door informatie die zich afspeelt in het openbaar bestuur te verwijderen?

"Het college is zich bewust van de omgang met whatsappgebruik in het perspectief van de Wet open overheid (Woo/red.). Ten aanzien van het bewaren van berichten is door de directie recentelijk een digitale bewaarstrategie vastgesteld. Hierin wordt ook aandacht besteed aan de archivering van whatsapp-berichten."

Kruzenga: Volgens de Vereniging Nederlandse Gemeenten is op sms- en WhatsAppberichten over bestuurlijke aangelegenheden de WOO van toepassing. Gemeenten zijn daarom verplicht onder meer deze tekstberichten te archiveren. Hoe voldoet het college aan deze verplichting?

"In principe zijn overheden en dus ook gemeenten verplicht alle informatie die onder de Woo valt goed te archiveren, dus ook WhatsAppberichten. Maar het op de juiste wijze archiveren van deze berichten is nog niet gebruikelijk bij overheden. Het 'incident' met de archivering van sms-berichten van toenmalig premier Rutte speelde in 2022, dus relatief recent. Bij de VNG-Woomonitor van september bleek dat van de bevraagde gemeenten 7 procent het beheer van tekstberichten geregeld heeft, dat 80 procent daar mee bezig is en dat 13 procent het niet geregeld heeft en ook niet van plan is dat te doen. Midden-Groningen behoort tot de 80 procent. In oktober heeft de directie de digitale bewaarstrategie vastgesteld. Daarin is onder andere de archivering van WhatsApp-berichten beschreven. Deze archivering wordt op dit moment uitgewerkt en wordt komende maanden in besluitvorming gebracht."

Kruzenga: Naar aanleiding van het WhatsAppverkeer tussen mij en de wethouder wil LMG-BBB weten wat de betreffende wethouder in de tussentijd (tussen ons laatste whatsappverkeer en heden, 16 oktober) gestuurd en verwijderd heeft.

"Een collegelid heeft per abuis WhatsAppberichten verwijderd. De reden hiervoor is dat één specifieke WhatsApp-groep heel groot werd en getracht is deze groep te 'schonen'. Dit schonen is technisch niet juist uitgevoerd. In plaats van berichten uit alleen deze WhatsApp-groep te verwijderen zijn daarbij alle berichten van voor 23 september verwijderd. Daarna is de WhatsApp-instelling voor het bewaren van de berichten gewijzigd van onbepaalde tijd' in 7 en 90 dagen om het aantal berichten in deze WhatsApp-groep te beperken. Deze aanpassing van de instellingen is ook zichtbaar bij contactpersonen of WhatsApp-groepen van collegeleden. Er zijn dus 2 technisch onjuiste handelingen uitgevoerd, waarbij geen sprake was van opzet."

Kruzenga: Heeft de betreffende wethouder via andere wijzen (mail, sms, andere informatiedragers) informatie verwijderd?

"Er zijn geen andere berichten verwijderd die zijn gehanteerd middels mail, sms, Messenger en eventuele andere informatiedragers."

Kruzenga: Hoe gaat het college met betrekking tot sms, whatsapp, mail en andere informatiedragers aan zijn archiveringsverplichtingen voldoen?

"Deze onderwerpen zijn opgenomen binnen de door de directie in oktober vastgestelde digitale bewaarstrategie. Daarin wordt voor alle digitale informatie die de gemeente heeft, aangegeven hoe de archivering hiervan de komende jaren wordt geregeld. De gedetailleerde uitwerking ten aanzien van sms, WhatsApp en e-mail wordt komende maanden in besluitvorming gebracht."

Foto:Pixabay.com.