Effectief personeelsbeheer met een vaardighedenmatrix

In deze snel veranderende tijden is het belangrijk om goed op de hoogte te blijven van wat je werknemers allemaal in hun mars hebben. Een skillsmatrix kan daarbij een geweldige hulp zijn. Maar wat is dat precies en hoe pak je dat aan? Een vaardighedenmatrix is eigenlijk niet meer dan een simpel overzicht waarin je per persoon bijhoudt over welke vaardigheden ze beschikken.

Het is een tabel met medewerkers in de rijen en vaardigheden in de kolommen. In de kruisingen geef je aan in hoeverre iemand een bepaalde vaardigheid beheerst, vaak met een score van 1 tot 5. Dat klinkt misschien basic, maar zo'n eenvoudige matrix geeft je meteen een scherp beeld van de sterktes en zwaktes binnen je teams.

Waarom is het belangrijk?

De vaardighedenmatrix geeft precies aan waar je extra trainingen moet inzetten om kennis op te vullen. Maar je kunt ook mensen samenbrengen met de juiste expertise voor specifieke projecten. Je ziet tijdig aankomen wanneer contracten van werknemers verlopen. Niet onbelangrijk, want je wilt je beste krachten natuurlijk behouden. Het geeft je dus optimaal inzicht om je mensen goed in te zetten en te blijven ontwikkelen.

Hoe begin je ermee?

Allereerst bepaal je welke vaardigheden relevant zijn voor jouw organisatie. Denk aan zowel vaktechnische kennis als meer algemene skills, zoals projectmanagement of klantgericht werken. Breng via interviews, toetsen en observaties vervolgens in kaart wat ieders niveau is. Zorg voor een logische categorisering, zoals harde en zachte vaardigheden. En splits zeer specialistische expertise desnoods af in een aparte matrix, anders wordt het al snel onoverzichtelijk.

Uitdagingen

Er zijn ook wat praktische uitdagingen om rekening mee te houden. De verzameling van de gegevens kost behoorlijk wat tijd, vooral bij grote bedrijven. Privacyregels spelen natuurlijk ook een rol bij deze gevoelige informatie. Communiceer daarom helder naar je mensen over het doel en nut van zo'n matrix. En zorg dat het goed aansluit op andere HR-systemen, zoals opleidingsadministratie. Met een gedegen aanpak zijn dit allemaal op te lossen uitdagingen.

Voordelen

Als het goed is ingericht, biedt zo'n matrix je echt veel voordelen. Je krijgt meteen in beeld waar mogelijk kritieke posities zijn en wie over cruciale expertise beschikt. Veel handiger dan overal te moeten navragen als er iemand uitvalt of als er een piekperiode aankomt. Je kunt de ontwikkeling van individuen en teams ook strak monitoren. En je ziet meteen wie je vaste waarden zijn die je absoluut moet behouden voor de organisatie.

Spreadsheets vs software

Voor kleinere organisaties kan een spreadsheet als Excel een prima no-nonsense oplossing zijn. Al heeft dat ook zo zijn beperkingen zoals foutgevoeligheid en gedoe met versies als er meerdere mensen toegang hebben. Speciale software als AG5 is professioneler met centrale dashboards, workflow goedkeuringen en slimme waarschuwingen voor benodigde bijscholingen of verlopen certificaten. Het is wel wat duurder, maar dan heb je ook meteen alle mogelijkheden.

Wendbaar inspelen op de markt

Door zo'n flexibele vaardighedenmatrix integraal op te nemen in je HR-processen tover je het eigenlijk tot een kennisbank van al je menselijk kapitaal om. Je weet daardoor altijd precies over welke kwaliteiten je beschikt binnen je organisatie en kunt deze optimaal benutten. Ideaal toch, als je wendbaar en competitief wilt inspelen op wat de markt vereist? Investeren in zo'n oplossing is echt geen overbodige luxe in deze dynamische tijden!

Tèkst: AG5.